RÈGLEMENT D'ORDRE INTÉRIEUR

ROI - Exposants & Partenaires

Ce document constitue le Règlement d'ordre intérieur (ROI) visé à l'article 2.6 des Conditions Générales de Vente Dream'O Rizon 2027. Il fait partie intégrante du contrat liant chaque Exposant et Partenaire à Pixel Ardent ASBL. En cas de contradiction entre le ROI et les CGV, les CGV prévalent, à l'exception des dispositions opérationnelles de précision pour lesquelles le ROI prévaut.

Contacts :

E-mail général : contact@pixelardent.be

E-mail exposants & partenaires : events@pixelardent.be

Téléphone ASBL : +32 456 86 36 53

Site officiel : www.dreamorizon.com

Sommaire

PARTIE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES ET OPÉRATIONNELLES

• 1. Cadre général : lien avec les CGV et le ROI du Site

• 2. Calendrier officiel et horaires

• 3. Accès au Site : badges et passes

• 4. Montage et installation des stands

• 5. Ouverture au public

• 6. Démontage et restitution

• 7. Obligations générales de l'exposant

• 8. Produits et contenus : règles communes (dont règle IA et vérification)

• 9. Publicité, animations et communication sonore

• 10. Restauration : prestataire exclusif

• 11. Normes de construction et d'aménagement des stands

• 12. Installations électriques

• 13. Réseaux Wi-Fi et installations techniques

• 14. Gestion des déchets

• 15. Sécurité, comportement et interdictions

• 16. Droits d'auteur et gestion collective (SABAM / Unisono)

• 17. Droit à l'image

• 18. Données personnelles (RGPD)

• 19. Responsabilité et assurances

• 20. Annulation et résiliation

• 21. Force majeure

• 22. Droit applicable et litiges

PARTIE II : DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES PAR CATÉGORIE

• A1. Artistes et créateurs

• A2. Exposants marchands

• A3. Exposants institutionnels, expérientiels et partenaires thématiques

• A4. Jeux vidéo indépendants (JV Indé)

• A5. Sponsors et partenaires commerciaux

PARTIE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES ET OPÉRATIONNELLES

1. Cadre général : lien avec les CGV et le ROI du Site

1.1 Le présent ROI est établi en application de l'article 2.6 des CGV Dream'O Rizon 2027. Il précise les règles opérationnelles, techniques, de présentation et de comportement applicables aux Exposants et Partenaires pendant les périodes de montage, d'ouverture au public et de démontage.

1.2 Le Site est exploité par EasyFairs Belgium SA (Namur Expo). Les Exposants et Partenaires reconnaissent être liés par le règlement d'ordre intérieur de l'Exploitant du Site, disponible sur demande auprès de l'organisation. Pixel Ardent ASBL assume vis-à-vis de l'Exploitant la responsabilité du comportement de l'ensemble des personnes qu'elle admet sur le Site ; toute sanction ou facture infligée à Pixel Ardent ASBL du fait d'un Exposant ou Partenaire sera intégralement refacturée à ce dernier.

1.3 Toute réclamation relative au présent ROI doit être formulée par écrit à events@pixelardent.be dans un délai de 15 jours suivant la clôture de l'événement.

2. Calendrier officiel et horaires

Tous les horaires mentionnés dans le présent ROI, quelle que soit la section dans laquelle ils figurent, sont donnés à titre indicatif et sont susceptibles d'être modifiés par l'Organisateur selon les modalités prévues à l'article 2.3 ci-dessous. Le planning définitif est communiqué aux exposants au plus tard deux semaines avant le premier jour de montage.

2.1 Vue d'ensemble

• Jeudi 22 avril 2027 : Montage (grosses structures, sans exposants) : 10h00 - 18h00

• Vendredi 23 avril 2027 : Fin de montage + installation exposants : accès hall 10h00 - 23h00 ; exposants à partir de 13h00

• Samedi 24 avril 2027 : Convention Jour 1 : ouverture public 10h00 - 18h00 ; exposants 9h00 - 19h00

• Dimanche 25 avril 2027 : Convention Jour 2 : ouverture public 10h00 - 18h00 ; exposants 9h00 - 23h45

• Lundi 26 avril 2027 : Démontage grosses structures : 8h00 - 11h30 ; libération totale du hall à 12h00

⚠ Tout le monde doit avoir quitté les locaux au plus tard à 23h00 le vendredi 23 avril.

⚠ La sortie complète des exposants le dimanche 25 avril est fixée à 0h00 au plus tard.

2.2 Dépassements horaires

Tout dépassement de l'horaire de démontage au-delà de minuit le 25 avril 2027 sera facturé à l'Exposant ou au prestataire concerné au tarif horaire de 100 € HTVA. Toute heure entamée est due en intégralité (art. 3.2 CGV).

2.3 Modifications

L'Organisateur se réserve le droit de modifier les horaires pour des raisons d'organisation, de sécurité ou sur demande de l'Exploitant du Site. Toute modification est communiquée dans les meilleurs délais.

3. Accès au Site : badges et pass

• Chaque stand reçoit un nombre de pass exposants défini dans le bulletin d'inscription. Toute personne supplémentaire doit disposer d'un badge additionnel (maximum 5 badges supplémentaires par stand).

• Les badges/pass doivent être portés de manière visible en permanence sur le Site pendant les périodes de montage, d'ouverture et de démontage.

• L'accès exposant est ouvert à partir de 9h00 les jours de convention (réapprovisionnement possible entre 9h00 et 10h00, avant l'ouverture au public).

• Les pass sont strictement personnels et non cessibles. Toute utilisation abusive entraîne l'annulation du badge/pass sans remboursement.

• En cas de changement de personnel au sein d'un stand en cours d'événement, l'Exposant doit se présenter au desk de l'organisation uniquement après la fermeture au public (à partir de 18h15). L'ancien badge/pass est restitué à l'organisation, qui le désactive et remet un nouveau badge/pass à la personne remplaçante. Aucun échange de badge/pass ne peut avoir lieu pendant les heures d'ouverture au public, afin d'éviter qu'une personne non munie d'un titre d'entrée valide ne circule dans le hall.

• Lors du réapprovisionnement ou d'entrées de marchandises, les véhicules doivent utiliser les accès désignés par l'organisation et libérer les zones de chargement sans délai.

4. Montage et installation des stands

4.1 Accès et planning de montage

• L'installation des stands exposants est possible à partir du vendredi 23 avril à 13h00.

• Aucun exposant ne peut accéder au Site avant l'heure officielle d'ouverture sans autorisation préalable écrite de l'Organisateur.

• Un accueil est organisé le vendredi 23 avril à partir de 13h00.

4.2 Règles d'installation

• L'Exposant doit se conformer strictement à la configuration du stand telle qu'attribuée (surface, orientation, nombre de côtés ouverts). Toute modification non autorisée engage la procédure prévue à l'art. 20.3 des CGV (remise en conformité ou régularisation tarifaire immédiate, faute de quoi l'expulsion peut être prononcée).

• Il est interdit de fixer quoi que ce soit aux murs, au sol ou au plafond du Site. Les stands doivent être autoportants.

• Les structures dépassant 2,5 m de hauteur ou excédant 2,5 t/m² nécessitent une autorisation écrite préalable de l'Organisateur avec communication des poids et dimensions.

• Le réapprovisionnement pendant les jours de convention est possible entre 9h00 et 10h00 uniquement.

4.3 Plan d'aménagement

Pour tout stand comportant des constructions, structures spéciales, étage, scène, cloisons ou charges lourdes, l'Exposant transmet un plan détaillé (dimensions, matériaux, charges) au plus tard 45 jours avant le premier jour de montage. L'Organisateur peut refuser ou conditionner toute installation non conforme aux normes de sécurité.

5. Ouverture au public

• Le stand doit être prêt et occupé avant 10h00 les deux jours de convention.

• L'Exposant ou un représentant mandaté doit être présent au stand pendant toute la durée d'ouverture au public (10h00 - 18h00).

• Aucun départ anticipé ni démontage ne peut être entamé avant 18h15 le dimanche 25 avril, sauf autorisation expresse et préalable écrite de l'Organisateur. Tout départ ou démontage anticipé constitue un manquement contractuel (art. 20.4 CGV).

• Les produits et prix doivent être visibles et correctement présentés pendant toute la durée d'ouverture.

6. Démontage et restitution

• Le démontage exposants peut débuter à partir de 18h15 le dimanche 25 avril. Les Exposants souhaitant sortir du matériel avant l'ouverture de la grande porte peuvent emprunter les sorties visiteurs sans difficulté.

• La grande porte dédiée aux exposants s'ouvre à partir de 18h45, une fois l'ensemble du public évacué du hall.

• Tout le matériel exposant doit être sorti du hall au plus tard à 23h45, le dimanche 25 avril.

• Le stand et l'emplacement sont restitués propres, débarrassés de tout matériel et déchet, dans l'état de mise à disposition. Tout manquement entraîne la facturation des frais de remise en état, nettoyage et évacuation, majorés d'un forfait administratif (art. 20.5 CGV).

• Les grosses structures sont démontées par les équipes de l'organisation le lundi 26 avril entre 8h00 et 11h30.

⚠ Libération totale du hall : 12h00 au plus tard le lundi 26 avril 2027.

7. Obligations générales de l'exposant

En complément des obligations prévues à l'article 20 des CGV, chaque Exposant s'engage à :

• Respecter l'ensemble des horaires de montage, d'ouverture et de démontage communiqués.

• Occuper effectivement et continuellement son stand pendant toute la durée d'ouverture au public.

• Ne présenter et vendre que les produits déclarés lors de l'inscription. L'Organisateur peut faire retirer sans délai et sans dédommagements tout produit non déclaré ou non conforme.

• Maintenir son stand propre, attractif et conforme aux règles de présentation.

• Respecter les dispositions légales applicables à son activité (TVA, fiscalité, droits d'auteur, droit de la consommation, étiquetage…).

• Informer ses collaborateurs, préposés et sous-traitants des règles applicables au Site et au présent ROI.

• Souscrire et maintenir les assurances requises (voir art. 19).

8. Produits et contenus : règles communes

8.1 Obligations légales

Tout produit exposé ou vendu doit être conforme à la législation belge : sécurité des produits, réglementation douanière, propriété intellectuelle et protection des mineurs.

8.2 Produits et créations interdits

• Créations ou produits dont le contenu est principalement généré par intelligence artificielle, c'est-à-dire dans lesquels l'IA est l'auteur principal de l'œuvre ou du produit. L'utilisation de l'IA comme outil d'assistance au service d'une démarche créative humaine (retouche, colorisation, aide à la composition, génération d'éléments partiels intégrés à une œuvre majoritairement humaine…) reste autorisée, dès lors que la création originale demeure l'œuvre de l'Exposant. Cette règle s'applique à l'ensemble des catégories d'exposants sans exception.

• Contrefaçons, reproductions non autorisées ou produits piratés.

• Produits dangereux, illicites ou interdits à la vente.

• Tout contenu à caractère violent, haineux, discriminatoire ou inapproprié.

• Tout contenu à caractère sexuel mettant en scène des personnages fictifs ou non représentés comme mineurs d'âge, ces contenus sont strictement et inconditionnellement interdits, y compris dissimulés, quelle que soit la catégorie d'Exposant.

• Produits sans lien thématique avec l'événement.

⚠ L'Organisateur peut exiger le retrait immédiat de tout produit non conforme, sans dédommagements. Le refus de retirer constitue un motif d'expulsion (art. 19.1 & 19.2 CGV).

8.3 Vérification de l'origine des créations : portfolio et processus

Afin de vérifier l'origine humaine des créations ou produits présentés, l'Organisateur peut demander à tout moment, lors de l'inscription ou sur place, des éléments justificatifs du processus de création. Ces éléments varient selon la catégorie d'Exposant et peuvent inclure, sans s'y limiter :

• Artistes et créateurs : portfolio, esquisses, croquis préparatoires, captures d'écran d'étapes de travail, photos de fabrication, WIP (work in progress).

• Exposants marchands : bons de commande, photos de fabrication, portfolio fournisseur, étapes de production.

• Jeux vidéo indépendants : captures d'écran du moteur de jeu, extraits de code source, concept art, documents de game design, build intermédiaire, changelog ou historique de développement.

• Exposants institutionnels, expérientiels et partenaires thématiques : maquettes, fichiers sources partiels, étapes de conception des supports utilisés.

• Sponsors et partenaires commerciaux : briefs créatifs, maquettes, fichiers sources partiels des supports distribués ou diffusés.

L'Exposant choisit librement les éléments qu'il souhaite communiquer, sans être tenu de divulguer ses techniques propriétaires, son code source complet ou ses secrets de fabrication, à condition que ces éléments soient suffisants pour attester de sa démarche créative humaine. Le refus de fournir tout élément justificatif face à un doute légitime de l'organisation constitue un motif de retrait du produit ou du projet concerné sans dédommagements, voire d'exclusion.

8.3 Contenus sensibles (NSFW / R18)

• Tolérés uniquement s'ils sont intégralement dissimulés du regard du public.

• Accessibles uniquement sur demande expresse d'un visiteur adulte, avec contrôle visuel de l'âge.

• Aucune œuvre à caractère explicite ne doit être visible dans les allées ou espaces communs.

• Tout manquement entraîne l'exclusion immédiate sans remboursement.

9. Publicité, animations et communication sonore

• Toute animation doit se tenir dans les limites physiques du stand.

• La distribution de flyers ou supports promotionnels en dehors du stand est interdite sans autorisation préalable écrite de l'Organisateur.

• Toute action promotionnelle spéciale (jeu concours, animation interactive, démonstration publique) doit être déclarée à l'organisation au préalable.

• L'apposition d'affiches, banderoles, autocollants ou signalétique en dehors des limites du stand est interdite, sauf aux emplacements expressément prévus par l'Organisateur ou l'Exploitant du Site.

• Toute publicité, promotion ou communication relative à un événement concurrent, que ce soit par flyers, affiches, annonces verbales, écrans ou tout autre support, est strictement interdite sans accord préalable écrit de l'organisation. Tout manquement constaté constitue un motif d'exclusion immédiate sans remboursement.

• Niveau sonore maximum : 70 dB à 1 mètre du stand. Tout dépassement constaté donnera lieu à une mise en demeure immédiate, puis à une coupure forcée en cas de non-respect.

⚠ Une pénalité de 200 € HTVA pourra être appliquée si Pixel Ardent ASBL doit procéder au nettoyage imputable à l'activité d'un exposant.

10. Restauration : prestataire exclusif

Conformément à l'article 26 des CGV et aux conditions de l'Exploitant du Site (EasyFairs Belgium SA), la restauration et la vente de boissons sont assurées exclusivement par le traiteur partenaire désigné par Pixel Ardent ASBL.

• La vente ou distribution de nourriture et boissons par les Exposants est strictement interdite, quelle que soit la catégorie.

• La distribution gratuite d'échantillons alimentaires à titre promotionnel est soumise à autorisation préalable écrite de l'Organisateur, laquelle dépend de l'accord de l'Exploitant du Site.

• Toute distribution non autorisée peut entraîner une indemnité forfaitaire de 2 € HTVA par visiteur, par activité de distribution et par marque, conformément aux conditions imposées à l'Organisateur par l'Exploitant du Site (art. 26.3 CGV), ainsi que l'exclusion immédiate.

11. Normes de construction et d'aménagement des stands

11.1 Principes généraux

Tout aménagement, structure, mobilier ou décor installé par l'Exposant doit respecter les normes de sécurité du Site et les exigences des services d'incendie compétents.

11.2 Matériaux

• Matériaux ignifuges de classe A1, A2, B ou C (norme EN 13501-1) ou équivalents.

• Bois naturel, composite ou aggloméré d'épaisseur minimale 15 mm.

• Rideaux, velums et décorations suspendues : garantis ignifuges et éloignés de toute source de chaleur.

⚠ Un certificat de résistance au feu peut être exigé à tout moment. L'absence de certificat peut entraîner le refus d'installation ou l'évacuation aux frais de l'Exposant.

11.3 Structures et stabilité

• Tout stand doit être autoportant. Interdiction formelle de fixer quoi que ce soit aux murs, sol ou plafond du Site.

• Hauteur maximale des structures : limitée à la hauteur libre du hall.

• Structure > 2,5 m de hauteur ou charge > 2,5 t/m² : autorisation préalable écrite obligatoire.

• L'accès à la structure du toit est strictement interdit.

11.4 Sorties de secours et équipements de sécurité

Les sorties de secours, bouches d'incendie, extincteurs, boutons d'alarme et pictogrammes de signalisation doivent rester visibles et accessibles en permanence. Aucun élément du stand, marchandise ou emballage ne peut les obstruer partiellement ou totalement.

11.5 Substances interdites

• Substances dangereuses, toxiques, inflammables ou explosives.

• Gaz de pétrole liquéfiés (propane, butane) et tout autre type de gaz, sauf dérogation expresse.

• Ballons gonflables contenant des gaz inflammables ou toxiques.

• Peintures à l'huile, laques ou revêtements à risque d'incendie.

12. Installations électriques

Toute installation électrique doit être conforme au Règlement Général sur les Installations Électriques (RGIE, Livre 1) et exécutée par du personnel qualifié couvert par une assurance professionnelle.

12.1 Règles obligatoires

• Interrupteur différentiel obligatoire (maximum 100 mA).

• Protection de chaque circuit par un fusible adapté.

• Raccordements effectués dans des boîtes de jonction.

• Conducteurs de section minimale 2,5 mm² pour les prises 6 et 10 A.

• Prises et fiches conformes aux normes en vigueur : fiches à trois voies interdites.

• Néons haute tension interdits (imitations LED autorisées).

• Tous les appareils doivent être munis du certificat CE et mis à la terre.

12.2 Contrôle et sanctions

L'installation peut être soumise à une inspection par un Service Externe pour les Contrôles Techniques (SECT). Les frais de réinspection consécutive à une non-conformité sont intégralement à la charge de l'Exposant. En cas de non-respect, l'alimentation électrique du stand peut être coupée sans indemnité (art. 22.4 CGV).

13. Réseaux Wi-Fi et installations techniques

• L'usage d'installations Wi-Fi personnelles susceptibles d'interférer avec le réseau officiel du Site est interdit.

• L'Exposant utilise exclusivement les services réseau mis à disposition par l'Organisateur ou l'Exploitant du Site.

• Une dérogation exceptionnelle peut être accordée sous réserve de l'accord écrit cumulatif de l'Organisateur ET de l'Exploitant du Site, avec conditions techniques précises (canal, puissance, SSID…).

⚠ Toute infraction sera facturée selon les barèmes communiqués, et le dispositif litigieux pourra être supprimé immédiatement (art. 20.7 CGV).

14. Gestion des déchets

• Les déchets, cartons, emballages et matériaux combustibles doivent être régulièrement évacués du stand et de ses abords.

• Les caisses, fûts et emballages vides peuvent être stockés à l'intérieur ou à l'arrière du stand, à condition qu'ils ne soient pas visibles depuis les allées ou les espaces ouverts au public. En aucun cas ils ne peuvent être entreposés dans les allées ou empiéter sur l'espace commun.

• Les consignes de tri sélectif du Site doivent être respectées.

⚠ Toute amende infligée à Pixel Ardent ASBL par l'Exploitant du Site pour tri incorrect, stockage non autorisé ou déchets hors conteneurs sera refacturée à l'Exposant fautif, majorée d'un forfait administratif (art. 20.6 CGV).

15. Sécurité, comportement et interdictions

En complément de l'article 4 des CGV, sont strictement interdits sur le Site :

• Toute substance ou objet dangereux, toxique, inflammable ou explosif.

• Toute arme réelle : les répliques et accessoires de cosplay sont soumis aux règles spécifiques de la catégorie concernée.

• Toute substance illicite.

• Tout comportement violent, harcelant, discriminatoire, raciste, sexiste, homophobe, transphobe ou portant atteinte à la dignité d'autrui.

• La consommation excessive d'alcool ou tout état d'ivresse manifeste.

• La prise de photos ou vidéos d'autrui sans son consentement explicite.

• Fumer ou vapoter à l'intérieur du Site. Toute amende infligée à Pixel Ardent ASBL sera refacturée à la personne fautive.

• L'utilisation de drones ou aéronefs sans pilote sans autorisation expresse écrite et licences requises.

• La distribution non autorisée de tracts, affiches ou prospectus.

• L'introduction d'animaux (sauf chiens d'assistance reconnus).

⚠ L'Organisateur se réserve le droit d'expulser sans indemnité ni remboursement toute personne contrevenant à ces dispositions (art. 4.3 & 19.2 CGV).

16. Droits d'auteur et gestion collective (SABAM / Unisono)

La diffusion publique de musique, bandes-son, bandes-annonces ou tout autre contenu soumis à droits d'auteur relève de la responsabilité exclusive de l'Exposant.

• L'Exposant souhaitant diffuser de tels contenus doit s'être préalablement acquitté des droits correspondants auprès d'Unisono (www.unisono.be) et en apporter la preuve écrite à l'organisation avant le début de l'événement.

• Pixel Ardent ASBL ne prend pas en charge ces frais.

⚠ Toute somme réclamée à Pixel Ardent ASBL par Unisono ou la SABAM du fait de la diffusion non déclarée d'un Exposant lui sera intégralement refacturée, majorée d'un forfait administratif.

• Chaque Exposant assume seul le paiement des droits d'auteur et droits voisins éventuellement dus aux sociétés de gestion collective compétentes pour toute musique diffusée sur son stand (art. 7.5 CGV).

17. Droit à l'image

Conformément à l'article 5 des CGV, Pixel Ardent ASBL, ses prestataires habilités et les médias accrédités peuvent réaliser des photographies et captations vidéo pendant toute la durée de l'événement.

• En participant à l'événement, l'Exposant consent à la captation de l'image de son stand, de ses produits et de son logo à des fins de communication de Dream'O Rizon.

• Toute opposition à la diffusion d'une image doit être adressée par écrit à events@pixelardent.be avec identification précise du contenu visé.

• Toute prise de vue à des fins commerciales indépendantes par un Exposant est soumise à accord écrit préalable de l'Organisateur (art. 5.7 CGV).

• L'Exposant informe ses collaborateurs présents sur le stand de cette politique de captation.

18. Données personnelles (RGPD)

18.1 Responsable du traitement

Pixel Ardent ASBL (BCE 1022.596.071) est responsable du traitement des données collectées dans le cadre de l'événement. Contact : events@pixelardent.be.

18.2 Données collectées et finalités

• Nom, prénom, coordonnées, raison sociale, numéro de TVA ; base légale : exécution du contrat.

• Informations relatives au stand et aux produits présentés ; base légale : exécution du contrat.

• Données de paiement (via prestataires PCI-DSS) ; base légale : exécution du contrat.

• Communication sur les éditions futures ; base légale : intérêt légitime ou consentement, avec droit d'opposition à tout moment.

• Respect des obligations légales et comptables ; base légale : obligation légale.

18.3 Durée de conservation

Les données sont conservées 7 ans à compter de la clôture de l'événement, conformément aux obligations légales comptables et fiscales belges. Les données de communication marketing sont conservées jusqu'à l'exercice du droit d'opposition.

18.4 Sous-traitants

Les données peuvent être partagées avec des prestataires techniques (hébergement, paiement, communication, assurances) liés à Pixel Ardent ASBL par des contrats conformes au RGPD. Elles ne sont ni vendues ni louées à des tiers.

18.5 Vos droits

Conformément au RGPD (UE 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018, vous disposez des droits d'accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité et retrait du consentement. Demande à adresser à events@pixelardent.be. Réclamation possible auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD) | www.autoriteprotectiondonnees.be.

18.6 Collecte de données par les Exposants

Tout Exposant qui collecte des données personnelles auprès des visiteurs (formulaires, QR codes, jeux concours, newsletter…) agit en qualité de responsable de traitement indépendant et doit respecter le RGPD : information claire des personnes, base légale valide, sécurité des données. Pixel Ardent ASBL ne peut être tenue responsable de manquements de l'Exposant à ses obligations RGPD.

19. Responsabilité et assurances

19.1 Responsabilité de l'Exposant

Conformément à l'article 8.2 des CGV, chaque Exposant est responsable des dommages qu'il cause au Site, à l'Organisateur ou à des tiers. Les biens et matériels apportés sur le Site sont sous la garde et aux risques de l'Exposant pendant toute la durée de sa présence.

L'Exposant garantit intégralement Pixel Ardent ASBL contre toute réclamation, amende ou facture imposée par EasyFairs Belgium SA qui trouverait son origine dans un acte ou une omission de l'Exposant (art. 8.3 CGV).

19.2 Assurances

• Chaque Exposant est tenu de souscrire et maintenir une police d'assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages corporels, matériels et immatériels causés à des tiers dans le cadre de l'événement.

• Une assurance couvrant ses propres biens et marchandises est fortement recommandée.

• Une attestation d'assurance valide doit être présentée à toute demande de l'Organisateur dans un délai de 15 jours.

• Les Exposants bénéficiant d'une couverture via un package Pixel Ardent ASBL restent responsables de tout ce qui excède le périmètre de cette couverture.

• L'Exposant et le Partenaire renoncent, en leur nom et au nom de leurs assureurs, à tout recours contre l'Organisateur pour les dommages couverts par leurs propres polices (art. 10.3 CGV).

19.3 Responsabilité de l'Organisateur

La responsabilité de Pixel Ardent ASBL est limitée conformément à l'article 8.1 des CGV. Elle ne saurait être engagée pour les vols, pertes ou dégradations affectant les biens des Exposants, ni pour les dommages indirects ou pertes d'exploitation.

20. Annulation et résiliation

20.1 Annulation par l'Exposant

Toute annulation doit être notifiée par écrit à events@pixelardent.be avec accusé de réception. Les indemnités forfaitaires suivantes s'appliquent (art. 18.2 CGV) :

• Plus de 6 mois avant le montage : remboursement intégral.

• Entre 4 et 6 mois avant le montage : 30 % du montant total convenu.

• Entre 2 et 4 mois avant le montage : 75 % du montant total convenu.

• Moins de 2 mois avant le montage : 100 % du montant total convenu.

⚠ Toute non-occupation du stand le premier jour d'ouverture sans notification préalable vaut annulation tacite à 100 % (art. 18.3 CGV).

20.2 Annulation ou expulsion par l'Organisateur

L'Organisateur peut annuler ou expulser un Exposant sans préavis ni indemnité dans les cas prévus aux articles 19.1 et 19.2 des CGV (non-paiement, manquement grave, produits illicites, faillite, comportement portant atteinte à l'image de l'événement…). L'Exposant reste redevable de la totalité du montant convenu.

21. Force majeure

En cas de force majeure rendant impossible la tenue de l'événement (art. 9 CGV), Pixel Ardent ASBL peut annuler ou reporter l'événement sans indemnité. En cas d'annulation, les Exposants sont remboursés des sommes versées déduction faite des frais déjà engagés et non récupérables. En cas de report, les inscriptions demeurent valables pour la nouvelle date.

22. Droit applicable et litiges

Le présent ROI est soumis au droit belge. En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable préalablement à toute action contentieuse (contact : events@pixelardent.be). À défaut de règlement amiable, les tribunaux francophones de l'arrondissement judiciaire de Liège, division de Huy, sont seuls compétents (art. 11.3 CGV).

PARTIE II : DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES PAR CATÉGORIE

A1. Artistes et créateurs

S'adresse à toute personne présentant des œuvres originales ou dérivées : prints, illustrations, fanzines, objets faits main, etc.

A1.1 Œuvres et créations

• Les créations doivent être réalisées par l'Exposant ou un collectif dûment identifié.

• Le fanart est toléré sous réserve qu'il ne constitue pas une reproduction directe d'œuvres officielles. L'Organisateur peut en exiger le retrait sans dédommagements.

• Les produits 100 % dérivés sans apport créatif propre (impressions d'images officielles sans valeur ajoutée) sont interdits.

• Les créations principalement générées par intelligence artificielle sont interdites ; voir art. 8.2 pour la règle complète et art. 8.3 pour les justificatifs pouvant être demandés.

A1.2 Contenus sensibles

• Dissimulés du regard du public, accessibles uniquement à la demande expresse d'un adulte avec contrôle d'âge.

• Interdiction d'exposition sur murs, bacs ouverts ou présentoirs généraux.

• Tout manquement entraîne l'exclusion immédiate sans remboursement.

A1.3 Lucky bags et lots surprises

• La vente de lucky bags ou lots surprises est autorisée à condition que leur contenu soit cohérent avec la thématique de l'événement et que leur valeur ne soit pas trompeuse pour le visiteur.

• Les lucky bags ne peuvent représenter plus de 30 % de l'offre totale du stand.

• Une déclaration préalable est requise si l'organisation en fait la demande.

• Pixel Ardent ASBL peut interdire tout lot jugé abusif, dangereux ou non conforme à l'image de l'événement.

A1.4 Vente et présentation

• Produits clairement étiquetés avec prix visible.

• Volume cohérent avec un stand artisanal, toute activité s'apparentant à du commerce de gros pourra entraîner une requalification.

• L'Exposant est responsable de la qualité et conformité de ses produits.

A1.5 Comportement

• Présence, accueil et respect des visiteurs obligatoires pendant toute la durée d'ouverture.

• Tout harcèlement ou comportement inapproprié entraîne l'exclusion immédiate sans remboursement.

A2. Exposants marchands

S'applique à tout Exposant proposant des produits commerciaux (neufs ou d'occasion) : goodies, vêtements, jeux, objets décoratifs ou dérivés de la pop culture.

A2.1 Obligations fiscales et légales

• Respect de la législation belge (TVA, facturation, propriété intellectuelle, droit de la consommation).

• Numéro de TVA ou justificatif d'activité professionnelle fourni sur demande.

• Pixel Ardent ASBL se dégage de toute responsabilité concernant les obligations fiscales ou douanières de l'Exposant.

A2.2 Produits autorisés et interdits

Autorisés : produits originaux, officiels ou artisanaux dans le respect des droits d'auteur et licences.

Interdits : contrefaçons, produits principalement générés par IA, produits hors thématique — voir art. 8.2 et 8.3. Retrait immédiat possible sans dédommagements.

A2.3 Armes décoratives

Répliques (katanas, shurikens…) tolérées si non tranchantes, vendues uniquement aux majeurs, emballées après achat, et non portées dans l'enceinte. L'Exposant assume les formalités auprès des autorités.

A2.4 Lucky bags et sacs surprises

• Contenu cohérent avec la thématique, valeur non trompeuse.

• Les lucky bags ne peuvent représenter plus de 30 % de l'offre totale du stand.

• Déclaration préalable obligatoire si l'organisation en fait la demande.

• Pixel Ardent ASBL peut interdire tout lot jugé abusif ou non conforme.

A2.5 Présentation du stand

• Prix visibles, stand propre, espace loué strictement respecté.

• Structures instables ou bloquant les voisins sont interdites.

• Respect des règles générales d'installation et démontage (art. 4 et 6).

A2.6 Responsabilité

• L'Exposant est responsable de tout produit vendu sur son stand.

• Pixel Ardent ASBL se dégage de tout litige commercial post-achat entre l'Exposant et un visiteur.

A3. Exposants institutionnels, expérientiels et partenaires thématiques

Concerne les structures à vocation institutionnelle, éducative, culturelle, technologique ou interactive, ainsi que les ateliers et animations tenus par des partenaires dans le cadre d'une zone thématique (gaming, kids, pop culture, immersive, etc.).

A3.1 Objectif et contenu

• Objectif principal : pédagogique, promotionnel, expérientiel ou participatif.

• Vente de produits non autorisée par défaut, sauf mention expresse dans le contrat.

• Toute distribution de contenus (dépliants, goodies, jeux concours) doit se faire de manière non intrusive.

• Les contenus et supports visuels présentés ou distribués ne peuvent être principalement générés par IA ; voir art. 8.2 et 8.3.

A3.2 Ateliers et animations

• Les animations et ateliers tenus par des partenaires dans le cadre de Dream'O Rizon relèvent de la présente catégorie.

• Chaque animation doit être déclarée à l'organisation au préalable (nature, durée, matériel, bruit généré).

• L'expérience proposée doit être sécurisée, fluide et encadrée par un personnel formé et identifiable.

• Le niveau sonore des animations ne doit pas excéder 70 dB à 1 mètre.

A3.3 Visibilité et branding

• Conditions de visibilité (affichage, écrans, scène, logo…) définies dans le contrat de partenariat.

• Tout matériel fourni par l'organisation doit être rendu en bon état.

• Installation de matériel technique spécifique soumise à accord préalable.

A3.4 Valeurs Dream'O Rizon

• Accessibilité, inclusion, éducation positive.

• Toute activation perturbante ou non conforme peut être interrompue sans remboursement.

A4. Jeux vidéo indépendants (JV Indé)

S'adresse aux studios indépendants, développeurs solos ou collectifs présentant un ou plusieurs jeux vidéo en développement ou commercialisés.

A4.1 Critères d'éligibilité

• Création originale développée par l'Exposant ou son équipe, implication directe démontrée.

• Remakes ou fan games non autorisés par les détenteurs de droits interdits.

• Les jeux dont le contenu est principalement généré par IA sont exclus ; voir art. 8.2 et 8.3 pour la règle complète et les justificatifs pouvant être demandés (captures moteur, extraits de code, concept art, game design docs, build intermédiaire, changelog…).

A4.2 Présentation et démonstration

• Version jouable obligatoire (build de démonstration ou version commerciale).

• Matériel à la charge de l'Exposant sauf accord spécifique. Configuration technique à communiquer à l'avance.

• Maximum 2 jeux présentés par stand (par table allouée) pour garantir une expérience de qualité.

• Droits de diffusion musicale et audiovisuelle entièrement à la charge de l'Exposant, déclaration et paiement auprès d'Unisono obligatoires. Pixel Ardent ASBL ne prend pas en charge ces frais (voir art. 16).

• Niveau sonore maximum : 70 dB à 1 mètre.

A4.3 Vente et distribution

• Vente de copies physiques, clés numériques ou merchandising autorisée dans les limites du stand.

• Toute vente respecte les obligations fiscales et légales (voir A2.1).

• Collecte de données joueurs (e-mails, formulaires) : respecter le RGPD et informer les joueurs (voir art. 18.6).

A4.4 Contenus et classification

• Jeux à contenu mature : signalés à l'inscription, clairement indiqués sur le stand, accessibles aux majeurs uniquement avec contrôle d'âge.

• Contenus explicitement sexuels : interdits de démonstration publique.

A4.5 Encadrement

• Présence obligatoire de l'Exposant ou d'un représentant mandaté pendant toute la durée d'ouverture.

• Accueil, guidage et recueil de retours joueurs de manière professionnelle et bienveillante.

• Tout comportement irrespectueux entraîne l'exclusion immédiate sans remboursement.

A4.6 Propriété intellectuelle

• Pixel Ardent ASBL n'acquiert aucun droit sur les projets présentés.

• L'Exposant garantit disposer de tous les droits nécessaires sur le contenu présenté (art. 7.2 CGV).

• Pixel Ardent ASBL peut utiliser images et vidéos du stand à des fins de communication (voir art. 17).

A5. Sponsors et partenaires commerciaux

S'adresse à toute entreprise ou marque apportant un soutien financier ou matériel à Dream'O Rizon en échange de contreparties définies dans un contrat de partenariat. Les sponsors relèvent également de l'article 24 des CGV.

A5.1 Niveaux de partenariat

Deux niveaux, combinables selon le contrat :

• Niveau Stand : présence physique sur l'événement, soumis aux dispositions générales du présent ROI et aux règles spécifiques ci-dessous.

• Niveau Visibilité : contreparties de communication (logo, affichage, mentions scène, présence digitale…) sans stand physique obligatoire.

En cas de contradiction entre le contrat de partenariat et le présent ROI, le contrat prévaut (art. 24.2 CGV).

A5.2 Stand physique

• Respect de l'ensemble des dispositions générales du présent ROI (art. 2 à 16).

• Emplacement, surface et équipements définis dans le contrat, tout dépassement est facturé.

• Stand tenu par un représentant identifiable pendant toute la durée d'ouverture au public.

• Activités sur le stand (jeux concours, démos, distributions…) déclarées à l'organisation au préalable.

• Vente directe de produits autorisée uniquement si prévue explicitement dans le contrat de partenariat.

A5.3 Visibilité et communication

• Contreparties de visibilité limitées à celles listées dans le contrat, aucune garantie de visibilité supplémentaire.

• Éléments graphiques (logo, visuels, textes) fournis dans les formats et délais communiqués. Tout retard peut entraîner l'impossibilité d'intégration, sans compensation.

• Toute prise de parole publique (discours, annonce, animation scène…) validée et planifiée avec l'organisation.

A5.4 Exclusivités

• Des exclusivités sectorielles peuvent être accordées (partenaire exclusif boissons, gaming…), définies dans le contrat et opposables aux autres Exposants.

• En dehors des exclusivités prévues, Pixel Ardent ASBL peut accueillir d'autres sponsors dans des secteurs proches.

A5.5 Contenu et conformité

• Tout contenu diffusé ou distribué doit être conforme à la législation belge et aux valeurs de l'événement.

• Les supports principalement générés par IA sont interdits ; voir art. 8.2 et 8.3.

• Pixel Ardent ASBL peut refuser ou faire retirer tout contenu inapproprié sans remboursement ni compensation.

• Le sponsor autorise Pixel Ardent ASBL à utiliser son nom et logo dans le cadre de la communication de l'événement.

A5.6 Conditions financières et résiliation

• Tarifs, échéances et clauses de remboursement définis dans le contrat de partenariat.

• Désistement après signature : Pixel Ardent ASBL peut retenir tout ou partie des sommes versées selon les frais engagés.

• Annulation pour force majeure : conditions de remboursement prévues au contrat et à l'art. 21 du présent ROI.

A5.7 Responsabilité

• Le sponsor est seul responsable des produits, services et contenus qu'il présente ou distribue.

• Pixel Ardent ASBL décline toute responsabilité en cas de litige entre le sponsor et un visiteur ou tiers.

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